Conditions générales d'utilisation

1. Objet et acceptation

Les présentes conditions générales d'utilisation (les « Conditions ») régissent l'accès à Akieni Signature (le « Service ») et son utilisation, que ce soit avec un compte ou en qualité de signataire invité.

La création d'un compte, ou l'utilisation du Service par un lien de signature, emporte acceptation sans réserve des Conditions dans leur version en vigueur. Lorsqu'un contrat particulier a été conclu entre Akieni et une organisation cliente, ses stipulations prévalent sur les présentes en cas de contradiction.

2. Éditeur du Service

Le Service est édité et exploité par Akieni (« Akieni », « nous »).

• Assistance et réclamations : support@akieni.com
• Données personnelles et exercice des droits : privacy@akieni.com

3. Définitions

• Utilisateur : toute personne titulaire d'un compte sur le Service.
• Organisation : l'espace dans lequel un ou plusieurs Utilisateurs partagent documents, modèles et réglages. Chaque compte dispose d'un espace personnel ; une organisation peut en outre être créée par un client et réunir ses membres.
• Expéditeur : l'Utilisateur qui soumet un document à la signature et désigne ses destinataires.
• Destinataire : la personne invitée à agir sur un document — signataire, approbateur, lecteur ou destinataire en copie —, qu'elle ait ou non un compte.
• Enveloppe : un circuit de signature portant un ou plusieurs documents PDF, leurs destinataires, leurs champs et leur ordre de passage.
• Piste d'audit : l'enregistrement horodaté, chaîné par empreintes, des actes accomplis sur une enveloppe ou un document.
• Certificat de signature : le récapitulatif annexé au document finalisé (signataires, consentements, horodatages, adresses IP, empreinte du document).

4. Description du Service

Le Service permet notamment :

• de recevoir des documents PDF par dépôt manuel, par partage entre Utilisateurs ou, sur activation expresse, par relève d'une boîte Gmail connectée ;
• de détecter la zone de signature d'un document et d'y apposer la signature ou le cachet de l'Utilisateur, avec le lien de vérification du document inscrit en pied de page ;
• de faire signer des enveloppes par plusieurs destinataires, en parallèle ou dans un ordre défini, y compris par des personnes sans compte ;
• de vérifier l'authenticité d'un document signé à partir de son lien de vérification et de sa clé de vérification ;
• d'administrer une organisation : membres, équipes, rôles, modèles, marque et durée de conservation des documents.

Les fonctions reposant sur un prestataire tiers (connexion avec Google, import Gmail, notifications Slack, code de vérification par SMS) ne sont actives que si elles ont été activées dans les réglages, et peuvent être indisponibles sur certaines instances du Service.

5. Compte et sécurité de l'accès

Le compte se crée avec une adresse électronique et un mot de passe, ou par la connexion avec Google. L'Utilisateur doit avoir la capacité juridique de s'engager et fournir des informations exactes ; l'adresse peut devoir être confirmée avant le premier accès.

L'Utilisateur est seul responsable de la confidentialité de ses moyens d'authentification. Il est vivement invité à activer un second facteur (application d'authentification ou clé d'accès) et à conserver ses codes de récupération en lieu sûr. Toute action accomplie depuis son compte est réputée accomplie par lui, sauf s'il démontre une utilisation frauduleuse qu'il nous a signalée sans délai à support@akieni.com.

6. Organisations, rôles et responsabilité du client

Au sein d'une organisation, les droits dépendent du rôle attribué : propriétaire, administrateur, responsable d'équipe, membre ou lecteur. Le propriétaire et les administrateurs invitent et retirent les membres, fixent les rôles, la visibilité des documents et la durée de leur conservation.

L'organisation cliente répond de l'usage du Service par ses membres, de l'attribution des rôles et du retrait des accès des personnes qui la quittent. Pour les données des destinataires de ses documents, elle agit en qualité de responsable du traitement, Akieni en qualité de sous-traitant (voir la Politique de confidentialité).

7. Signature électronique et valeur probante

Nature de la signature

Le Service fournit une signature électronique simple : apposition de l'image de la signature, consentement exprès du signataire, piste d'audit, empreinte SHA-256 du document et certificat de signature. Il ne fournit pas, à ce jour, de signature électronique avancée ou qualifiée reposant sur un certificat délivré au nom du signataire.

Consentement

Avant toute saisie, chaque signataire doit accepter le texte suivant, dont la version lue est consignée dans la piste d'audit :

« En continuant, vous acceptez de signer ce document par voie électronique et reconnaissez que votre signature électronique a la même valeur qu'une signature manuscrite. La date, l'heure et votre adresse IP seront consignées à titre de preuve. »

Éléments de preuve

• l'empreinte du document est figée à l'envoi, de sorte qu'une modification ultérieure est décelable ;
• chaque acte (ouverture, consentement, signature, refus) est daté et rattaché à l'adresse IP et au navigateur utilisés ;
• la piste d'audit est inscrite en ajout seul, chaînée par empreintes et horodatée par une autorité d'horodatage tierce (RFC 3161), qui ne reçoit que des empreintes ;
• le document finalisé porte, en pied de chaque page, un lien permettant à tout tiers d'en vérifier l'authenticité, et peut être scellé par un cachet électronique de la plateforme lorsque celui-ci est activé.

Choix du niveau d'assurance

Il appartient à l'Expéditeur de s'assurer que ce niveau de signature convient à l'acte envisagé, et d'exiger, le cas échéant, un code de vérification à usage unique envoyé au destinataire par courriel ou par SMS. Certains actes requièrent une forme particulière (acte authentique, mention manuscrite, signature qualifiée) : le Service ne s'y substitue pas. L'Expéditeur vérifie l'exactitude des coordonnées des destinataires qu'il désigne ; Akieni ne vérifie pas l'identité civile des signataires.

8. Signataires sans compte

Un destinataire peut agir sans créer de compte, par le lien personnel qu'il reçoit. Ce lien vaut authentification : il ne doit pas être transmis à un tiers. Le destinataire peut refuser de signer en indiquant un motif, qui est communiqué à l'Expéditeur.

Le document à signer est mis à la disposition du destinataire par l'Expéditeur, qui en détermine seul le contenu. Akieni n'est pas partie à l'acte signé et n'en garantit ni la licéité ni l'exécution.

9. Obligations et usages interdits

L'Utilisateur s'interdit notamment :

• de faire signer un document au nom d'une autre personne, ou de se faire passer pour un tiers ;
• de déposer des contenus illicites, frauduleux, contrefaisants ou portant atteinte aux droits d'autrui, ou des fichiers malveillants ;
• d'envoyer des sollicitations non désirées en masse au moyen du Service ;
• de tenter d'accéder aux données d'une autre organisation, de contourner les mesures de sécurité ou les plafonds d'utilisation, ou de perturber le fonctionnement du Service ;
• d'extraire, de copier ou de revendre tout ou partie du Service sans autorisation écrite.

L'Expéditeur garantit disposer d'une base légale pour communiquer à Akieni les données des destinataires qu'il désigne et pour leur adresser les notifications du Service.

10. Contenus et propriété intellectuelle

Les documents, signatures et cachets déposés restent la propriété de l'Utilisateur ou de son organisation. Akieni ne les utilise qu'aux fins de fournir le Service — stockage, traitement, apposition des signatures, notifications, conservation de la preuve — et ne les soumet à aucun outil d'intelligence artificielle.

Le Service, ses logiciels, interfaces, marques et contenus propres sont la propriété d'Akieni ou de ses concédants. Les Conditions confèrent un droit d'usage personnel, non exclusif et non transférable, pour la durée de l'accès.

11. Conservation, export et suppression

Chaque organisation fixe la durée de conservation de ses documents, de 30 jours à 10 ans, ou sans limite. À son terme, les documents et enveloppes terminés sont purgés automatiquement ; rien n'est purgé tant qu'une signature est en attente.

Par exception, les éléments de preuve d'une signature (document signé, certificat, piste d'audit) sont conservés pendant 10 ans à compter du dernier acte, y compris après la suppression du compte ou de l'organisation, afin de permettre la défense des droits des parties. Ni le réglage de l'organisation ni la suppression du compte ne raccourcissent cette durée.

L'Utilisateur peut à tout moment obtenir l'export des données de son compte et demander la suppression de celui-ci en écrivant à privacy@akieni.com. Il lui appartient de télécharger auparavant les documents qu'il souhaite conserver.

12. Services tiers

Certaines fonctions s'appuient sur des services tiers (Google pour la connexion et la relève Gmail, Slack, l'opérateur d'envoi des SMS, l'autorité d'horodatage). Leur utilisation est soumise en outre aux conditions de ces prestataires. Akieni ne répond pas de leur indisponibilité ni des modifications qu'ils apportent à leurs services ; la fonction concernée peut alors être suspendue.

13. Disponibilité et sécurité du Service

Akieni met en œuvre des moyens raisonnables pour assurer la disponibilité, la sécurité et l'intégrité du Service : chiffrement des échanges, cloisonnement des organisations, contrôle des accès par rôle, journalisation des actions d'administration, contrôle quotidien de l'intégrité de la piste d'audit. Sauf engagement de niveau de service prévu par contrat, Akieni est tenue d'une obligation de moyens.

Le Service peut être interrompu pour maintenance, mise à jour ou incident. Akieni s'efforce d'en limiter la durée et, lorsque c'est possible, d'en avertir les Utilisateurs.

14. Responsabilité

Akieni répond des dommages directs résultant d'un manquement prouvé à ses obligations. Elle ne répond pas des dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, de clientèle, de chance), ni des conséquences du contenu des documents, du choix d'un niveau de signature inadapté, d'une erreur dans les coordonnées d'un destinataire, ou de la divulgation par l'Utilisateur de ses moyens d'authentification ou d'un lien de signature.

Lorsqu'un contrat prévoit une rémunération, la responsabilité d'Akieni est plafonnée, toutes causes confondues, aux sommes versées au titre des douze mois précédant le fait générateur, sauf faute lourde ou dolosive.

15. Suspension et résiliation

Akieni peut suspendre un compte, sans préavis, en cas d'usage interdit, de risque pour la sécurité du Service ou des tiers, ou sur réquisition d'une autorité. La suspension est notifiée à l'Utilisateur, sauf si la loi ou l'enquête en cours s'y oppose.

L'Utilisateur peut cesser à tout moment d'utiliser le Service et demander la suppression de son compte. Les éléments de preuve restent conservés dans les conditions de l'article « Conservation, export et suppression ».

16. Modification des Conditions

Akieni peut modifier les Conditions pour tenir compte de l'évolution du Service ou de la réglementation. La version et la date d'effet figurent en tête de cette page. Les Utilisateurs sont informés de toute modification substantielle au moins trente jours avant son entrée en vigueur ; la poursuite de l'utilisation après cette date vaut acceptation.

17. Droit applicable et litiges

Les Conditions sont régies par le droit de la République du Congo. Les parties recherchent d'abord une solution amiable, sur réclamation adressée à support@akieni.com. À défaut d'accord dans un délai de trente jours, le litige est porté devant les juridictions compétentes de Brazzaville, sous réserve des règles impératives applicables aux consommateurs.