Politique de confidentialité
Version 1.0 — en vigueur depuis le 9 octobre 2026
Une plateforme de signature manipule des documents parfois sensibles et des données qui servent de preuve. Cette politique explique quelles données Akieni Signature traite, pourquoi, pendant combien de temps, avec qui, et comment exercer vos droits.
1. Qui traite vos données
Akieni Signature est exploité par Akieni (« Akieni », « nous »). Notre rôle dépend des données concernées :
- pour les comptes, la sécurité de la plateforme et la conservation des preuves au-delà de la vie d'un compte, Akieni est responsable du traitement ;
- pour les documents qu'une organisation fait signer et les données de leurs destinataires, l'organisation est responsable du traitement ; Akieni agit en sous-traitant, sur ses instructions.
Nous appliquons la loi n° 29-2019 du 10 octobre 2019 portant protection des données à caractère personnel en République du Congo et, lorsque nos clients ou les personnes concernées sont établis dans l'Union européenne, le règlement (UE) 2016/679 (RGPD).
2. Les données que nous traitons
Si vous avez un compte
- adresse électronique, nom, date de dernière connexion ;
- mot de passe, stocké uniquement sous forme d'empreinte (bcrypt) ; secret du second facteur, chiffré ; codes de récupération, stockés en empreinte ;
- organisations, équipes et rôles ; préférences et réglages ;
- images de signature et de cachet que vous enregistrez ;
- les documents que vous déposez, envoyez ou recevez.
Si vous signez un document
- adresse électronique et nom, communiqués par l'expéditeur ; ordre et statut dans le circuit ;
- dates et heures d'ouverture, de consentement, de signature ou de refus, et le motif d'un refus ;
- adresse IP et navigateur au moment de chaque acte ;
- le tracé de votre signature et les valeurs saisies dans les champs ;
- numéro de téléphone, uniquement si l'expéditeur exige un code par SMS — il est alors masqué dans la piste d'audit ; le code à usage unique n'est jamais stocké en clair.
Si vous connectez une boîte Gmail
Sur activation expresse : jetons d'accès (chiffrés), adresse de la boîte, et pour les seuls courriels retenus par vos filtres, l'expéditeur, l'objet et les pièces jointes PDF.
Pour la sécurité du Service
Adresse IP, identifiant de compte, nature et date des événements de sécurité (connexion refusée, plafond atteint, action d'administration). Nous n'enregistrons jamais l'adresse saisie lors d'une connexion échouée, ni aucun mot de passe.
3. Pourquoi, et sur quelle base
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Créer et gérer les comptes, authentifier, administrer les organisations | Exécution du contrat |
| Faire signer des documents, avec ou sans compte | Exécution du contrat ; pour les données des destinataires, base choisie par l'organisation qui les fait signer |
| Établir la preuve des signatures : qui a signé quoi, quand, comment, après quel consentement | Obligation légale de conservation et intérêt légitime à la défense des droits en justice |
| Importer des documents depuis Gmail | Exécution du contrat, sur votre activation |
| Envoyer les notifications (courriel, application, Slack si activé) | Exécution du contrat |
| Détecter et instruire les incidents de sécurité | Intérêt légitime et obligation de sécurité |
4. Information des signataires sans compte
Vous avez reçu un lien de signature parce qu'un expéditeur a saisi votre adresse. Cet expéditeur — ou l'organisation pour laquelle il agit — est responsable du traitement de vos données pour ce document ; c'est à lui que vous pouvez demander d'abord pourquoi et comment elles sont utilisées.
Les données recueillies lors de votre signature servent à établir la preuve de l'acte. Elles figurent dans le certificat de signature remis à toutes les parties et sont conservées dans les conditions décrites plus bas, y compris si l'expéditeur supprime son compte. Vous pouvez aussi nous écrire à privacy@akieni.com : nous transmettons votre demande à l'expéditeur et y répondons pour ce qui relève de nous.
5. Qui reçoit vos données
Au sein du Service, un document et ses données ne sont accessibles qu'à son expéditeur, aux membres habilités de son organisation selon la visibilité choisie, et aux destinataires du même circuit (pour son statut seulement). Notre équipe technique n'y accède que dans la mesure nécessaire à l'assistance et à la sécurité, et chaque action d'administration est journalisée.
Nos prestataires, qui n'agissent que sur nos instructions :
| Prestataire | Rôle | Données reçues |
|---|---|---|
| Amazon Web Services | Hébergement, stockage des fichiers, envoi des courriels | Documents, signatures, données des comptes et des circuits |
| Hébergeur de la base de données | Base de données | Données des comptes et des circuits |
| Connexion avec Google, relève Gmail — si vous les utilisez | Adresse, nom ; courriels filtrés et pièces jointes | |
| Slack | Notifications — si l'intégration est activée | Adresse, titre du document, nom de l'expéditeur |
| MTN Congo | Envoi du code par SMS — si l'expéditeur l'exige | Numéro de téléphone et code, sans titre de document ni nom d'expéditeur |
| Autorité d'horodatage | Horodatage de la piste d'audit | Empreintes SHA-256 uniquement — aucune donnée personnelle |
Nous ne vendons ni ne louons aucune donnée. Aucun document n'est transmis à un fournisseur d'intelligence artificielle. Les données peuvent être communiquées aux autorités judiciaires ou administratives sur réquisition légale.
6. Transferts hors de votre pays
Certains prestataires sont établis ou hébergent des données hors de la République du Congo et de l'Union européenne, notamment aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par la réglementation applicable (clauses contractuelles types ou mécanisme équivalent). Vous pouvez obtenir le détail des garanties en écrivant à privacy@akieni.com.
7. Combien de temps
| Données | Durée |
|---|---|
| Compte, profil, préférences, signatures enregistrées | Vie du compte ; effacés à sa suppression |
| Documents non signés, enveloppes sans aucun acte | Durée réglée par l'organisation (30 jours à 10 ans, ou sans limite) |
| Preuves : documents signés, certificats, piste d'audit, enveloppes signées ou refusées | 10 ans après le dernier acte, même après suppression du compte |
| Connexion Gmail ; pièces jointes jamais importées | Jusqu'à la déconnexion ; 90 jours |
| Notifications dans l'application | 1 an |
| Invitations, jetons de connexion et de réinitialisation | 30 jours après leur expiration |
La purge est automatique. Aucun document n'est purgé tant qu'une signature est en attente.
8. Sécurité
- échanges chiffrés ; politique de sécurité de contenu sur toutes les pages ;
- cloisonnement strict entre organisations et contrôle d'accès par rôle, vérifiés par des tests automatisés ;
- second facteur d'authentification (application ou clé d'accès) ; mots de passe, codes de récupération et codes à usage unique stockés en empreinte ;
- accès aux fichiers par des liens signés, valables quelques minutes ;
- piste d'audit en ajout seul, chaînée et horodatée, dont l'intégrité est contrôlée chaque jour ;
- journalisation des actions d'administration, sans possibilité d'effacement.
10. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur vos données. Écrivez à privacy@akieni.com depuis l'adresse de votre compte, ou en justifiant de votre identité. Nous répondons dans un délai d'un mois.
L'effacement ne s'étend pas aux éléments de preuve d'une signature, que nous devons conserver pour permettre la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice. Ils sont alors conservés à part, sans autre usage, jusqu'au terme de leur durée.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir l'autorité de protection des données compétente — en République du Congo ou, si vous résidez dans l'Union européenne, celle de votre pays.
11. Décisions automatisées
Le Service repère automatiquement l'emplacement de la signature dans un document. Ce traitement porte sur la mise en page, pas sur les personnes : aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise de manière automatisée, et aucun profilage n'est réalisé.
12. Modifications
Cette politique évolue avec le Service. La version et la date d'effet figurent en tête de page ; toute modification substantielle est portée à la connaissance des utilisateurs avant son entrée en vigueur.
À lire également : Conditions générales d'utilisation